Kick-off-Veranstaltung zum Jahresanfang von Mitarbeitern für Mitarbeiter

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie es wäre, den Jahresauftakt mit einer Kick-off-Veranstaltung von Mitarbeitern ausrichten zu lassen?

Was der Nutzen eines Kick-off durch Mitarbeiter sein könnte? – Alle Mitarbeiter erhielten eine zusätzliche Möglichkeit, sich die Grundlage für ein bestmögliches Arbeitsergebnis in 2015 selbst zu erarbeiten, sich so früh wie möglich Orientierung zu verschaffen, sich für das neue Jahrmental auszurichten und konzentriert sowohl den eigenen Aufgaben nachzugehen als auch passgenau den Anforderungen von Teams, Führungskräften und letztlich den Kunden optimal gerecht zu werden.

Kick-offs verbessern Leistung und Motivation

Einer solchen Veranstaltung liegt die Überlegung zugrunde, dass es nichts motivierenderes gibt als die Aussicht und Gewissheit

• sich auf Herausforderungen gut vorzubereiten,
• zu wissen, was die Ziele für das neue Jahr sind und welche Ziele wegfallen,
• welche Prioritäten zu setzen und wo Gestaltungsspielräume nutzbar sind,
• wie der eigene Beitrag zum großen Ganzen aussehen soll,
• welche Kunden(-gruppen) und Märkte besondere Beachtung erfahren werden,
• wer wann welche Rolle einnimmt,
• wie Verantwortlichkeiten verteilt sind,
• welche Ressourcen zur Verfügung stehen
• mit welchen Methoden und Prozessen Leistung erbracht werden soll,
• welche Prozesse Änderungen unterworfen sein werden,
• und letztlich wie Leistung gemessen und belohnt wird.

Diese aufeinander aufbauenden Facetten eines Kick-Off haben den großen Vorteil, dass sie eine echte Hilfestellung für Berufsalltag und Arbeitsleben sind, weil sie echte Probleme lösen bzw. vermeiden und damit Ungewissheiten, Stress, Ängste und Demotivation gezielt reduzieren. Ein solches Werkzeug ist eine wichtige Facette für Gesundheit und Vitalität von Mitarbeitern im Unternehmen und eine die Gesundheit der Organisation selbst. Darüber hinaus ist dieses Werkzeug einer rein geselligen Bespaßung mit Selbstbeweihräucherungsreden (oder wie ich es nenne: dem Happy-Clappy) durch Vorgesetzte ganz eindeutig vorzuziehen – und zwar aufgrund des Wirkungsgrades

Das ganze gelingt natürlich umso besser, wenn eine Kick-off-Veranstaltung ein geselliges Rahmenprogramm bietet und vor allem eines:

Alle Mitarbeiter sollten sich mit Ihrer Persönlichkeit, ihren Ideen und Ihrer ganzen Leistungskraft in Augenhöhe (Video / Projekt) mit Führungskräften einbringen können.

Die Gründe hierfür liegen auf der Hand:

• Änderungen in der Gesellschaft und auf den Märkten sind heute so vielfältig, dass Führungskräfte oft überfordert sind, allen Änderungen, die sich zweifelsfrei auch in den Unternehmen abspielen, allein gerecht zu werden.
• Insbesondere die jüngere Belegschaft ist heute oft sehr gut ausgebildet; Abitur und Studium sind erheblich weiter verbreitet als noch vor 40 Jahren. Es geht jedoch nicht nur um Fachwissen, sondern auch um Methodenwissen. Dieses Wissen sollte man nicht ungenutzt lassen.
• Junge Leute sind durch die offene Wissensgesellschaft (Internet) und die moderne Erziehung den autokratischen Führungsstil nicht gewohnt und lehnen diesen auch ab. Bleibt dieser Umstand unberücksichtigt, wechseln sie früher oder später das Unternehmen. Durch den demografischen Wandel birgt diese Abwanderung die Gefahr einer zunehmend ausgedünnten Personaldecke und den Verlust von Wissen.
• Der intensive Umgang mit neuen Medien ist bei jungen Leuten weit verbreitet. Diese Chance lässt sich zum Ausbau von Wettbewerbsvorteilen nutzen. Die junge Generation kann den dafür notwendigen Kulturwandel in Unternehmen hinein tragen, braucht dafür jedoch Gestaltungsfreiräume.
• Es werden Erfahrungen der älteren Generation mit denen der jüngeren gekoppelt und für das Unternehmen nutzbar gemacht.
• Alle arbeiten an zukunftsfähigen Lösungen und an der Verbesserung der Unternehmensergebnisse.

Sorgen Sie für einen kräftigen Anstoß!

Ein guter Kick-off braucht gute Vorbereitung

Genauso wie bei der Top-down-Jahresplanung der Geschäftsleitung bedarf es guter Vorbereitung, um Kick-offs zum Erfolg zu machen. Es existieren 2 sich ergänzende Ansätze für die Bottom-up-Planung:

1. Zunächst wählen Sie eine Kick-off-Veranstaltung am Jahresende, die konstituierenden Charakter besitzt:
   • Rollen und Verantwortungen für den Kick-Off von Planungssitzungen klären bevor Mitarbeiter die Durchführung starten.
   • Im Kick-off zu verwendende Planungsmethoden und -prozesse durch Mitarbeiter und Führungskräfte klären lassen.
   • Es folgt die Planungsphase selbst. In dieser Themen und Prozesse während der Planung in den unterschiedlichen Teams begleiten und unterstützen. Am besten durch die Frage: „Wo braucht ihr Unterstützung? Wie kann ich helfen?“
2. Nach dem Abschluss der Planung trommeln Sie zum Jahresanfang zu einem zweiten Kick-off mit verkündendem Charakter sämtliche beteiligten Teams zusammen, um dort Planungsergebnisse und die zukünftige Zusammenarbeit verbindlich kommunizieren zu lassen:
   • Gemeinsame Ziele und Strategien fürs neue Jahr offiziell und verbindlich durch Mitarbeiter verkünden lassen
   • Mitarbeiter erklären die Prozesse und Interaktionen aller Beteiligten offiziell
   • Mitarbeiter und Führungskräfte erklären Rollen und Verantwortungen verbindlich
   • Startschuss zur Umsetzung geben. Jeder weiß, was er wie zu tun hat und wo Anlaufstellen sind, um sich ggf. Unterstützung zu holen.

Sowohl der konstituierende als auch der verkündende Kick-off benötigen Vorbereitung:

• Holen Sie – falls vorhanden – die Unterlagen zur Durchführung aus dem Vorjahr hervor oder befragen Sie einen erfahrenen Moderator, der sich mit dem Ablauf auskennt
• Finden Sie heraus, was Ihren Mitarbeitern an den Planungsunterlagen verbesserungswürdig erscheint, und lassen Sie die Abläufe optimieren. Vielleicht verfügen Sie über Lessons Learned oder setzen bereits den PDCA-Zyklus für nachhaltige Lösungen aus dem Qualitätsmanagement ein?
• Stellen Sie sicher, dass die Kick-off-Leiter sich Ihrer Rollen und Aufgaben bewusst sind und ausreichend Fähigkeiten mitbringen, um ein Kick-off zu leiten. Falls das nicht der Fall sein sollte, ist das nicht schlimm. Coachen Sie die Verantwortlichen, bis sie über das notwendige Mindestmaß an Selbständigkeit und Sicherheit verfügen. Begleiten Sie sie auch während des Kick-Offs und stehen Sie mit Rat zur Seite. Greifen Sie aber nicht direkt ein.
• Klären Sie, welche Planungsinstrumente und Planungsmethoden von den Mitarbeitern eingesetzt werden sollen.
• Stellen Sie geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung oder lassen Sie diese entsprechend organisieren.
• Sorgen Sie für Verpflegung und ungestörtes Arbeiten.

Was ist daran Beziehungsarbeit?

Unser Ansatz wirksamer Beziehungsarbeit für vitale Unternehmen setzt sich stets aus 2 Komponenten (siehe Bild) zusammen:

1. Bewährte Methoden und Werkzeuge für den strukturierten Dialog, der dazu dient, Kollegen und Mitarbeiter in Lösungsfindung, Planung und Umsetzung einzubeziehen oder diese Schritte selbständig durchführen zu lassen.
2. Haltung und Verhalten im Umgang mit Kollegen und Mitarbeitern: Echtes Interesse am Gegenüber, Aufmerksamkeit, Hinwendung, Wertschätzung, Herstellung von Augenhöhe, aktives Zuhören und kompetente Gesprächsführung vorleben und zur Nachahmung anleiten.

Beide Komponenten sind kein Selbstzweck, sondern bringen folgenden Nutzen für das Unternehmen:

• Es wird ein angenehmes Miteinander und ein professionelles Arbeiten angestrebt, das für alle Unternehmensangehörige Vorbildcharakter hat. Dabei wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass sich ausnahmslos jede Person zum Vorbild entwickeln kann und entsprechende Förderung und Forderung verdient.
• Jeder Unternehmensangehörige verdient es zudem, in die Unternehmensentwicklung einbezogen zu werden. Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte und das Unternehmen selbst profitieren von den unterschiedlich eingebrachten Perspektiven. Lösungen werden marktgerechter. Das Unternehmen lernt.
• Mitarbeiter können diese Unternehmenskultur auch dann selbständig und mit Überzeugung pflegen, wenn Führungskräfte nicht in der Nähe sind.
• Mitarbeiter werden selbständiger und psychisch unabhängiger im Denken und Handeln, tragen Unternehmenslösungen besser mit und arbeiten mit höherer Motivation wesentlich fokussierter.
• Diese Unternehmenskultur kommt mit flacheren Hierarchien aus. Die Steuerbarkeit des Unternehmens erhöht sich. Das ganze Unternehmen wird vitaler und innovativer.
• Kunden werden zufriedener und die Unternehmensergebnisse verbessern sich.
• Letztlich stellt sich die Frage, welcher Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, das all das bieten kann. Nur wenige! Eine niedrige Fluktuation ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtig geworden. Tatsächlich können Ihre Mitarbeiter sogar zu Markenbotschaftern ihres Unternehmens werden. Die Attraktivität und Reputation des Unternehmens steigen.

Wer diesen Weg nicht gehen möchte, der möge sich bei mir melden! Ich wüste gerne warum!

Andere Formen des Kick-offs

Wer der Meinung ist, das 2 Kick-offs pro Jahr den beschriebenen Kulturwandel in der gemeinsamen Zusammenarbeit nicht mit sich bringen können, hat natürlich recht. Die hier beschriebene Einbindungs- und Beteiligungskultur benötigt selbstverständlich weitere Anlässe, um glaubhaft gelebt und dauerhaft verankert werden zu können. Dazu weitere Anregungen:

• Tages-Kick-Off
  Dieser Kick-off bietet sich an, wenn es darum geht, sich tagesaktuell einen gemeinsamen Überblick über die derzeitige Lage zu verschaffen und daraus Aufgaben für den Rest des Tages abzuleiten. Ein Beispiel hierfür ist die tägliche Begehung einer Ladenfläche durch Abteilungsleiter, die dem Kunden gegenüber ein einheitliches Auftreten sicherstellen möchten. Das allgemeine Regalbild wird über alle Abteilungen hinweg vereinheitlicht bezüglich Fülle, Warenpräsentation, Sauberkeit usw., genauso wie alle Werbedisplays in den Gängen einer kritischen Prüfung in Bezug auf Vollständigkeit, Attraktivität, Aktualität usw. unterzogen werden.
• Wochen-Kick-Off
  Als Beispiel dient hier die wöchentliche Abteilungssitzung mit dem Ziel alle wichtigen Handlungsfelder zu erkennen, zu priorisieren und Arbeitsziele zu vereinbaren.
• Monats-Kick-Off
  Insbesondere in Vertriebs- und Serviceabteilungen ist die monatliche Planung üblich. Auch sie dient zur Orientierung und der gezielten Ausrichtung an den gemeinsam vereinbarten Prioritäten und Ergebniszielen.
• Fallweiser Kick-off
  Üblich im Projektmanagement. Nach einer intensiven Planungsphase wird mit dem Kick-off vom Typ 2 (siehe oben) die Umsetzungsphase gestartet.

Sie sehen, es gibt eine Menge Möglichkeiten, Mitarbeiter einzubeziehen und mit Ihnen auf Augenhöhe Lösungen für die Zukunft zu erarbeiten. Für einen Kick-off zum Jahresanfang ist es noch nicht zu spät. Nutzen Sie die Gelegenheit!

Wie ich Sie unterstützen kann

Durch meine Expertise in den Bereichen Projektmanagement und Teamführung und meine Einblicke in verschiedenste Branchen kann ich Ihnen bei Bedarf gerne tiefer gehend Auskunft und Anregungen geben.

Haben Sie Fragen, kritische Anmerkungen oder gar Widerspruch zum Artikel, dann schreiben Sie mir einfach mit der Kommentarfunktion unten. Ich freue mich auf Beiträge jeder Art, auch über lebhaften Widerspruch.

Sven Löbel
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