Vom Datei-Salat zur Datei-Ablage

Tipps & Tricks zur Vermeidung von Verdruss

Datei-Salat bereitet Verdruss

Wiederum auf Kundenwunsch widme ich mich heute dem Thema der Datei-Ablage, die wie das Thema E-Mail in einigen Unternehmen noch immer für Verdruss sorgt:

• Informationen sind nicht oder nur schwer auffindbar. Immens viel Zeit wird für die Suche verschwendet.
• Andere wichtige Aufgaben verzögern sich z.T. erheblich.
• Der Flow geht verloren.
• Zusagen & Termine können ggf. nicht eingehalten werden.
• Arbeitserfolg wird geschmälert.
• Demotivation stellt sich ein und gipfelt u.U. in Frust, handelt es sich um ein immer wiederkehrendes strukturelles Problem.
• Die Leistungsfähigkeit des Unternehmens leidet.
• Kunden können in Mitleidenschaft gezogen werden.

Vorteile einer durchdachten Datei-Ablage

Eine durchdachte Datei-Ablage dagegen ermöglicht

• Reduzierung von Suchzeiten
• Schnelles Finden wird möglich
• Vermeidung von Demotivation und Frust
• Verbesserung der Transparenz
• Bessere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Bessere Urlaubs- und Krankheitsvertretung
• Verbesserte Flexibilität der Organisation
• Weniger Kundenreklamationen

Wussten Sie schon?
Das Wort „Datei“ ist die Kurzform des Wortes „Datenkartei“

Voraussetzungen einer guten Datei-Ablage

Die folgenden Tipps & Tricks richten sich vor allem an Unternehmen die kein professionelles Dokumentenmanagementsystem wie z.B. ein CRM-System einsetzen.

• Zuallererst braucht es einen Leitfaden, der Regeln verbindlich festschreibt.
• Zusätzlich bedarf es einer Person oder Personengruppe, die die Einhaltung der Regeln prüft und durchsetzt.

Tipps & Tricks für die Datei-Ablage

Nutzen Sie stets sprechende aussagekräftige Datei– und Ordnernamen mit Hinweisen auf

• Vorgang oder Vorgangsnummer
• Auftrag oder Auftragsnummer
• Projektname oder Projektnummer
• Kundenname oder Kundennummer
• Kürzel des verantwortlichen Mitarbeiters
• Datum der Erstellung, letzten Veränderung oder Übergabe an den Empfänger
• Versionsnummer

Bauen Sie Datei– und Ordnernamen stets auf die gleiche Weise auf. Sie sollten durch den Aufbau stets sortierbar sein.

• Das Datum sollte in umgekehrter Reihenfolge geschrieben werden: 2014.05.25 anstatt 25.5.14 oder 25. Mai 14
• Sie sollten keine Leerzeichen beinhalten. Bestandteile eine Namens können mit Bindestrich (-) oder Unterstrich (_) verbunden sein. Alternativ können Namensbestandteile zusammengeschrieben werden, wobei jedes neue Wort mit Großbuchstaben anfängt.
• Diese Schreibweise unterstützt die Web-Verlinkung von Dateien in Inter- und Intranets. Aus gleichem Grund sollten Umlaute wie ä, ö und ü umgewandelt werden zu ae, oe und ue.
• Für Versionierungen und laufende Nummern empfehle ich führende Nullen, damit die Sortierbarkeit gewährleistet ist – also „01, 02, 03, … 10, 11, 20, 30“ anstatt „1, 10, 11, 2, 20, 3, 30“. Je größer die höchstmögliche Versionsnummer sein kann, desto mehr führende Nullen werden benötigt. Alles ≤ 99 braucht bis eine führende Null. Alles ≤ 999 benötigt bis zu 2 führende Nullen.
• Nutzen Sie eine fest vereinbarte Nomenklatur für Abkürzungen – zum Beispiel
  • AB für Auftragsbestätigung
  • Vg für Vorgang
  • Nr für Nummer
  • v für Version…
  • SL für Mitarbeiter Siegfried Lübke
  • …

Beispiele

• 2014.05.25_Metall-Mueller_AB-Vg-34567_SL.pdf
  2014.05.26_Metall-Mueller_AB-Vg-34567_SL.pdf
  …
• Pflichtenheft_Datenschnittstelle-ID24_v001_SL.doc
  Pflichtenheft_Datenschnittstelle-ID24_v002_SL.doc
  …

Geben Sie den Ordnern Ihres elektronischen Ablagesystems über möglichst viele Abteilungen hinweg stets die gleiche standardisierte Struktur, z.B.

Alle Ordner sind in diesem Beispiel stets auf standardisierte Weise nummeriert und benamst. Hilfreich ist die Trennung von folgenden Daten:

• Dateien für den Administrator
• Wichtige Vorlagen (Templates), die nicht verändert werden dürfen
• Stammdaten jeglicher Art
• Bewegungsdaten, also spezifische Dateien, die zu operativen Zwecken aus den Vorlagen generiert werden
• Übergangsarchive für nicht mehr benötigte Daten, zur regelmäßig zentralen Archivierung
• Zugriffs- und Schreib-Lese-Rechte sollten im Dateisystem nach Anwendergruppen unterteilt festgelegt werden.
• Nutzen Sie beim Speichern von Dateien die von der Software angebotenen Funktionen zur Verschlagwortung von Dateien, um die Suche nach Dateien zu erleichtern.

Verhindern Sie auf jeden Fall Ordnernamen wie „Gabi“ oder „Peter“, womöglich mit vermischten Dateien aus privatem Umfeld und Geschäftskorrespondenz. Das durchschaut bei bestem Willen keine Krankheits- oder Urlaubsvertretung.

Bring- und Holschuld klären

Ein wesentlicher Aspekt wirksamer Beziehungsarbeit in Unternehmen besteht in der gegenseitigen Abstimmung der Zusammenarbeit. Dateien nutzen nicht nur der Nachweispflicht beispielsweise gegenüber den Steuerbehörden, sondern unterstützen interne und externe Arbeitsprozesse, in denen Dokumente dem nächsten Arbeitsschritt zugeführt werden.

Beispielsweise werden Protokolle vom Protokollant aktiv abgelegt oder verschickt. In diesem Fall handelt es sich um eine begrenzte Bringschuld, da das Protokoll nicht persönlich zugestellt wird, sondern auf einem Server aktiv abzulegen ist.

Die Teilnehmer einer Sitzung dagegen haben die Holschuld, selbst aktiv in der elektronischen Ablage Einblick in das Protokoll zu halten.

Solche Vereinbarungen lassen sich z.B. mit folgender Auflistung festhalten:

Welche Vorgehensweisen zur Datei-Ablage haben sich bei Ihnen bewährt?

Schreiben Sie uns. Ich freue mich auf Ihre Fragen, Anmerkungen und Ergänzungen.

Sven Löbel
+49 7452 8444001