Erfolgreich Coaching etablieren

Coaching etablieren als integraler Bestandteil der Personalentwicklung

„Wir wollen im Unternehmen Coaching etablieren. Aber es nutzt keiner! Wie kann das sein? Wir wollen unserer Belegschaft doch die Unterstützung geben, die sie verdient!“

Die Situation: Der mittelständische, europäische Marktführer für Spezialwerkzeug möchte ein einheitliches Projektverständnis auf allen Ebenen und bei allen Beteiligten etablieren. Im Rahmen eines von Sven Löbel entwickelten Weiterbildungsprogramms sollen alle Projektleiter*innen, die Möglichkeit eines persönlichen Coachings erhalten. Trotz der allgemein hohen Akzeptanz des Coachings lehnt die Hälfte der Projektleiter nach den erfolgreichen Trainings eine Unterstützung ihrer Entwicklung durch einen Coach ab. Woran könnte dies liegen?

Wir ergründen diese Frage im Gespräch mit zwei Beteiligten:

• einem Mitglied des Top-Managements und
• einem Projektleiter und Teilnehmer am Projektmanagement-Training und Coaching (Coachee).

Die Namen der Personen sind dem Originalartikel meines langjährigen Partners PS Consulting International (PSC) zu entnehmen.

Coaching etablieren – so gelingt es

PSC: Was war Ihr Ziel an der gesamten Weiterbildungsmaßnahme?

Management: Wir möchten das Projektmanagement im Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern. Im Fokus der aktuellen Maßnahme standen vor allem die Vermittlung und Anwendung von Projektmanagement-Methoden und deren praktische Umsetzung im Projektalltag. Gleichzeitig sollte die Akzeptanz für ein einheitliches und strukturiertes Vorgehen im Projekt erhöht werden.

PSC: Welche Elemente waren Ihnen aus Management-Sicht besonders wichtig?

Management: Der Fokus lag zunächst auf der Vereinheitlichung des angewandten Projektmanagements im Konzern. Auf der anderen Seite sollen Projektleiter nicht durch rigide durchgesetzte Regelungen der Freiheiten beraubt werden, die man als Projektleiter benötigt. Uns war also ein pragmatischer Mix von Standards und Anpassbarkeit wichtig. Im nachgelagerten Coaching-Zyklus waren dann eher individuelle Aspekte im Vordergrund: Wie kommt jede(r) Einzelne mit den Werkzeugen im jeweiligen Projekt zurecht?

Gleichzeitig wollten wir wissen, an welchen Stellen wir im Projektmanagement nachjustieren müssen. Nach der Durchführung der Einzel-Coachings erhielten wir vom Coach Sven Löbel eine anonymisierte Zusammenfassung über personenunabhängige Auffälligkeiten bei der Verwendung unseres Projektmanagementwerkzeugs, des Nutzungsgrads und der Nutzungsqualität. So können wir weiteren Schulungsbedarf analysieren und zielgerichteter umsetzen. Wir wissen jetzt, in welchen Bereichen wir uns im Projektmanagement weiter entwickeln müssen und wo wir bereits sehr gut aufgestellt sind.

PSC: Gut gemeint, aber kaum genutzt. Wie fanden Sie als Teilnehmer das Coaching-Angebot?

Coachee: Naja, jemanden anzurufen nach dem Motto „Ich bin der soundso, soll mich melden, weil ich Probleme mit der Bedienung des Tools habe“, das war irgendwie eigenartig. Gleichzeitig war so viel zu tun, dass es nicht die erste Priorität hatte. Und das notwendige Handwerkszeit fürs Projektmanagement hatte ich ja bereits im Seminar gelernt. Daher hatte ich Zweifel, ob die Zeit im Coaching sinnvoll investiert ist. Ehrlich gesagt habe ich den Anruf vor mir hergeschoben. Andererseits war uns per Mail mitgeteilt worden, dass es auch um Rückmeldung zum Projektmanagement-Tool ging. Das war natürlich sinnvoll.

Genau hier hat PS Consulting angesetzt und aktiv den Kontakt zu den Projektleitern hergestellt.

PSC: Wie kam es dazu, dass Du als unser Trainer und Coach diesen Knoten aufgelöst hast?

Sven Löbel (Coach): Bereits bei der Planung der Weiterbildungsmaßnahme war klar, dass Teilnehmer aus allen Hierarchiestufen im Anschluss an das 3-tägige Projektmanagement-Seminar gecoacht werden sollen. Anfangs war das Coaching-Angebot freiwillig. Nachdem die Resonanz der Teilnehmenden auf dieses Angebot äußerst gering war, reflektierten wir gemeinsam die Herangehensweise. Statt darauf zu warten bis die Teilnehmenden aktiv werden, übernahm ich die Terminvereinbarung und ging aktiv auf die Teilnehmenden zu. Die Teilnehmer waren sehr dankbar über diese Vorgehensweise: „Wie schön, von Ihnen zu hören, Herr Löbel. Entschuldigen Sie bitte, ich hatte noch gar keine Zeit, mich bei Ihnen zu melden.“

Vielen Dank nochmal für die vielen praktischen Hinweise und Beispiele. Das war wirklich gut investierte Zeit und hat die Sinne für Projektmanagement weiter geschärft.

PSC: Es kostet offenbar Überwindung, ein Coaching-Angebot anzunehmen — woran liegt das?

Sven Löbel (Coach): Viele Projektleiter brauchen Hilfe in Ihrer Funktion, bei aktuellen Projekten oder unternehmensinternen Prozessen. Doch nur wenige trauen sich selber aktiv zu werden, erst recht, wenn sie zeitlich stark unter Druck sind. Hier haben wir angesetzt und neben dem reinen Coaching auch die Terminierung der Sessions übernommen. Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurde vereinbart, dass ich als Coach aktiv auf die Projektleiter zugehe und Termine vereinbare. Die Coachees waren durchweg sehr angetan von dieser Vorgehensweise und ein Großteil hat das Angebot gerne angenommen. Lediglich wenige Projektleiter, die aktuell kein Projekt betreuen, haben um Verschiebung der Maßnahme gebeten. Das ist ja auch sinnvoll.

PSC: Wie sehen Sie das als Teilnehmer? Hatten Sie Vorbehalte gegenüber dem „Pflicht“-Coaching bzw. dieser Evaluation?

Coachee: Positiv fand ich, dass wir anonymisiert Rückmeldung zum neuen Tool geben konnten. Was ich vom Coaching halten sollte, war mir allerdings nicht so klar. Im Nachhinein bin ich jedoch froh, dass der Coach von der Personalabteilung beauftragt worden war, uns Teilnehmer einfach selbst anzurufen. Als Herr Löbel sich dann meldete, habe ich mich gut aufgehoben und abgeholt gefühlt.

PSC: Wie wurden die Coaching-Themen definiert?

Sven Löbel (Coach): Nach einer Evaluationsphase, in der ich herausfand, wie Coachees mit dem Tool arbeiten, habe ich anhand von aktuellen Themen die Dokumentvorlagen (Formulare usw.) und Projektmanagement-Methoden besprochen. Anschließend bin ich mit den Projektleitern ihr aktuelles Projekt durchgegangen und wir haben anhand von bestehenden  Herausforderungen Handlungsalternativen und Lösungen erarbeitet. Themen und Inhalte der einzelnen Coachings wurden mit jedem Teilnehmer individuell besprochen. Dabei konnte es um alle Themenbereiche des Projektmanagements gehen. Eine Coaching-Session fand pro Coachee einmalig statt und dauerte ca. 1,5 Stunden. Zugegeben, es ist ziemlich sportlich, in dieser doch recht kurzen Zeit Vertrauen zu schaffen, auf die Werkzeuge einzugehen, gleichzeitig den „Schmerz“ zu finden und bei Projekten inhaltlich zu beraten. Aber es hat funktioniert.

Das Coaching wurde von allen Beteiligten im Durchschnitt mit der Note 9,25 (auf einer Skala von 0-10) bewertet. Besser geht’s fast nicht.

PSC: Wie haben Sie als Coachee das Coaching-Gespräch genutzt? Hatten Sie konkrete Themen?

Coachee: Gemeinsam haben wir uns am Projektmanagement-Prozess entlang gehangelt und  verschiedene Schritte direkt in unserer Anwendung auf dem Sharepoint besprochen. Im Gespräch haben wir beispielsweise die Meilensteinplanung detailliert behandelt und sind diesen Prozess an unserem Tool lösungsorientiert durchgegangen. Im Gespräch konnte ich dann erkennen, was an meiner Arbeit noch zu verbessern ist. Gut fand ich wie gesagt, dass ich meinem Unternehmen anonym Rückmeldung geben konnte, was gut läuft und was nicht.

PSC: Haben Sie vom Coaching profitiert? Wenn ja, wie?

Coachee: Viele Dinge sind mir erst im Coaching so richtig klar geworden, wie z.B. die ganz konkrete Anwendung der Projektmanagementwerkzeuge auf mein eigenes Projekt. Dadurch habe ich den Mehrwert erkannt, den unsere Anwendung und die strukturierte, einheitliche Vorgehensweise für mein eigenes Projekt bedeutet — und damit sicherlich auch für das eine oder andere Projekt meiner Kollegen. Nachträglich betrachtet hat das individuelle Coaching das vorherige Training erst richtig abgerundet.

PSC: Was war der Beitrag von PS Consulting? Wie fanden Sie die Unterstützung?

Management: PS Consulting hatte bei diesem Prozess zunächst die Rolle des Trainers, Beraters und Experten im Projektmanagement, nachfolgend aber auch die Funktion des Helfers, Begleiters und Botschafters. Auch hier waren die zwei Phasen Training und Coaching wichtig. Die Standardisierung des Projektmanagements erfolgte im Trainingsteil. Der Coaching-Zyklus fokussierte dagegen auf die individuelle Begleitung und die Umsetzungshilfe. PS Consulting hat uns quasi als Botschafter geholfen, die Grundidee der notwendigen Vereinheitlichung des Projektmanagements in die Belegschaft zu tragen, aber andersherum auch die Wertschätzung und konstruktive Kritik herausgearbeitet, um sie an uns zurückzuspielen. Es war eine wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Ein Mitarbeiter teilte mir von sich aus mit, dass er eigentlich skeptisch eingestellt war, dass ihn aber der Trainer wirklich „voll abgeholt“ habe. Das hat uns sehr gefreut.

Vorheriger Zweifler:
Herr Löbel, Sie haben mich komplett abgeholt!

PSC: War Coaching auch Mittel zum Zweck?

Sven Löbel (Coach): Durch die Coaching-Maßnahme konnte ich — natürlich anonymisiert — an die Geschäftsleitung zurückmelden, an welchen Stellen Prozess, Dokumentvorlagen und  Methoden noch verbessert werden müssen. So kann ganz gezielt dort eingegriffen werden, wo der Schuh drückt. Damit die Maßnahmen erfolgreich sind, muss die Unternehmensführung offen sein für Kritik und der Wille vorhanden sein, etwas zu ändern, zu verbessern.

PSC: Haben Sie als Unternehmen Ihr Ziel erreicht?

Management: Durch die Projektmanagement-Trainings haben wir eine allgemein geteilte Basis im Unternehmen geschaffen, und damit ein Fundament, auf dem sich jetzt aufbauen lässt. Den letzten Feinschliff haben allerdings ganz klar die Coaching-Sessions gebracht. Durch die persönliche Hinwendung durch Herrn Löbel wurde an individuellen Themen die Umsetzung bei unseren Projekten besprochen und für die einzelnen Projektleiter ein maximaler Mehrwert geschaffen. Von dieser Maßnahme haben alle im Unternehmen profitiert — das Management, die Projektleiter und die Teammitglieder.

Was war/ist dir bei deiner Arbeit als Trainer/Coach besonders wichtig?

Sven Löbel (Coach): Ganz wichtig ist mir, von Anfang an einen guten Kontakt aufzubauen, vernünftige, praktische Unterstützung zu bieten und ganz wichtig: Nur Themen zu behandeln, die für den Coachee aktuell von Nutzen sind.

Dieses Interview „Coaching etablieren“ hat PSC geführt und wurde mit freundlicher Genehmigung für diesen Blog zur Verfügung gestellt.