Team-Sitzung – Mehrwert statt Kaffeekränzchen
Die Team-Sitzung bzw. Besprechung gehört zu den wichtigsten Führungsinstrumenten überhaupt! Hier findet wirksame Beziehungsarbeit statt:
- Informations- und Erfahrungsaustausch
- gegenseitiger Statusabgleich (Sachebene und Stimmung)
- Probleme und deren Bedeutung aufzeigen
- Lösungen umreißen, vorstellen und besprechen
- Missverständnisse klären, Wissenslücken schließen
- Entscheidungen herbeiführen und fällen
- Stärkung von Teamgeist und Zusammengehörigkeit
- Zahnräder ineinandergreifen lassen
- Motivation der Teilnehmer
Wie unangenehm und teuer, wenn diese Chancen nicht ergriffen werden und die Team-Sitzung langweilig ist und Dir Zeit stiehlt!
Es gilt, die richtige Balance zu finden zwischen ineffektiver Sitzeritis und dem Mangel an strukturiertem Austausch. Die Team-Sitzung sollte von Teilnehmern als wertvoll angesehen werden, Mitarbeiter nicht von Ihren Aufgaben abhalten und die Erreichbarkeit interner Ansprechpartner für Kunden nicht unzulässig schmälern. Unerlässliche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Team-Sitzung sind daher
- eine gute Vorbereitung
- ein gutes Zeitmanagement
- und Disziplin.
Bewährte Tipps zur Vorbereitung einer Team-Sitzung
- Sorgen Sie stets für fest vereinbarte Termine, auf die sich alle Teilnehmer frühzeitig einstellen können.
- Versenden Sie vor 3 Tage vor der Team-Sitzung die Agenda mit Bitte um Ergänzungen, so dass Mitarbeiter und Führungskräfte weitere wichtige Themen vorschlagen können. Fordern Sie Informationen darüber ein, was die genaue Zielsetzung und Dauer des jeweiligen Beitrags sein wird und welche Arbeitsmaterialien benötigt werden.
- 2 Tage vorher sollte die finale Agenda feststehen. Bestimmen Sie gemeinsam welche Agendapunkte gegebenenfalls zu vertagen sind.
- Verschicken Sie schriftlich (z.B. per Mail) eine persönliche Einladung (z.B. mit der Serienbrieffunktion) mit Bitte um schriftliche Zusage und Vorbereitung auf die Themen, z.B. durch Präsentation von Lösungsansätzen und Vorschlägen. Ihre Mitarbeiter sind individuell und arbeiten individuell. Kommunizieren Sie daher individuell. Es macht den Unterschied!
- Redner und Vortragende erhalten Zeit zur Vorbereitung. Das muss organisatorisch sichergestellt werden. Die erfolgreiche Vorbereitung sollte spätestens am Tag vor der Team-Sitzung nachgeprüft werden.
Bewährte Tipps zu Zeitmanagement und Disziplin:
- Beginnen und schließen Sie jede Team-Sitzung pünktlich. Bestrafen Sie die Pünktlichen nicht mit den Unpünktlichen. Hier zeigt sich die individuelle Rücksichtnahme und gegenseitige Anerkennung. Jeder möchte sich und sein Thema ernst genommen wissen.
- Eine Team-Sitzung sollte höchstens 45 bis 60 Minuten dauern, auf keinen Fall länger.
- Prüfen Sie, ob alle Teilnehmer vorbereitet und mit Schreibmaterial erscheinen. Lassen Sie einen Protokollanten alle Beschlüsse sofort auf einem mobilen Rechner mitschreiben. Machen Sie das Protokoll über einen Digitalprojektor für alle einsehbar.
- Schließen Sie die Tür und sorgen Sie für Ungestörtheit. Das ist das Zeichen, dass Sie beginnen. Das bedeutet, dass ein Sitzungsraum unbedingt eine Tür benötigt. Alle Materialien und Personen, die für die Team-Sitzung notwendig sind, sollten vorher beschafft worden sein.
- Beginnen Sie stets mit positiver Haltung und einer positiven Bemerkung.
- Verweisen Sie auf die Einhaltung der Kommunikationsregeln. Sorgen Sie dafür, dass Redezeiten begrenzt sind und Teilnehmer lernen, sich kurz zu fassen. Alle Argumente sollten nur einmal genannt und z.B. auf dem Flip-Chart erfasst werden. Lassen sie keine Wiederholungen zu. Begrenzen Sie Diskussionen auf das Notwendige. Wenn ein Thema mehr Zeit erfordert, setzen Sie einen Extra-Termin dafür an.
- Stellen Sie alle neuen Teilnehmer vor. Das gilt insbesondere für neue Mitarbeiter. Bereiten Sie neue TeilnehmerInnen darauf vor, dass sie sich kurz vorstellen.
- Halten Sie sich an die Agenda. Ergeben sich neue Punkte, notieren sie diese für die nächste Team-Sitzung. So erhalten Sie Zeit, um ihre eigene Position zu finden.
- Holen Sie sich Rückmeldung für Ihre Sitzungsleitung ein. Fragen Sie aktiv nach, ob Sie jemanden übergangen haben und ob Sie selbst alle Kommunikationsregeln eingehalten haben. Geloben Sie Besserung, wenn Einwände berechtigt sind.
- Enden Sie, wenn möglich, mit einer positiven Bemerkung.
- Lassen Sie das elektronische Protokoll noch in der Schlussminute an alle Teilnehmer versenden.
„Besprechungen müssen zu Ergebnissen, Ergebnisse müssen zu Entscheidungen, Entscheidungen müssen zu Taten und Taten müssen zu Erfolgen führen.“
Peter E. Schumacher
Ein bewährter Tipp für selbständigere Mitarbeiter:
Sind Sie in jeder Team-Sitzung für die Leitung und Moderation zuständig? Falls ja, dann überlegen Sie doch einmal, wie es für Sie persönlich wäre, wenn sie es nicht mehr tun müssten. Sie sollten Ihre Mitarbeiter die Team-Sitzung vorbereiten und durchführen lassen.
Der Nutzen:
- Sie generieren mehr Verständnis für Ihre Aufgaben und Anliegen als Team- oder Abteilungsleiter.
- Ihre Mitarbeiter lernen frei zu sprechen.
- Ihre Mitarbeiter verinnerlichen die Kommunikationsregeln.
Die Krönung:
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Team-Sitzungen selbständig abhalten, wenn Sie im Urlaub sind. Sie können über die Protokolle und nachträgliche Befragung Ihrer Mitarbeiter inhaltlich den Überblick behalten und die Qualität der Sitzung beurteilen.
Haben wir einen Tipp vergessen, der sich bei Ihnen bewährt hat?
Dann lassen Sie es uns wissen und schreiben Sie einen Kommentar. Falls Sie tiefer gehende Fragen zum Thema haben, rufen Sie uns an. Wir helfen gerne weiter.
